Optimale Planung durch dynamische Zielorientierung - Optimale Planung durch dynamische Zielorientierung - MB-Consult

 

Durch planen optimieren wir unser Leben, unsere Geschäfte, unsere unterschiedlichsten Projekte. Jeder Plan ist eine Vorausschau auf die Dinge, welche wir in einer dynamischen Zukunft erreichen wollen (Ergebnisplanung) und auch wie wir sie erreichen wol-len (Prozessplanung).

Hier genau liegt das Problem jeder Planung. Wir schließen auf Basis von Konditionen und Fakten aus Vergangenem auf zukünftige Ereignisse. Annahmen bzw. Spekulationen formulieren wir aus Gelerntem und unseren Erfahrungen. Dabei kann niemand in die Zukunft blicken. Selbst naheliegende Entwicklungen können nicht mit letzter Gewissheit vorhergesagt werden. Der Grad der Ungewissheit steigt, je weiter die Planungsziele in der Zukunft liegen. Und je schneller sich die Rahmenbedingungen auf Grund von unterschiedlichen Entwicklungen verändern.

Wozu also Planung?

Dwight D. Eisenhower, ehemals Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika meinte „Pläne sind nichts, Planung ist alles!“ Wozu also Pläne, noch dazu wenn sich Möglichkeiten und Rahmenbedingungen immer schneller ändern?

Nun das kommt darauf an …

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Plänen.

Fragen Sie jemanden nach dem Weg, so erhalten Sie vielleicht einen Zettel mit dem genauen Wegverlauf zum Ziel. Oder Sie erhalten vielleicht eine Straßenkarte mit genauer Wegbeschreibung.

Nehmen wir an, auf der Stecke wurde eine Baustelle eingerichtet und Sie kommen auf der geplanten Route nicht mehr weiter.

Die Handskizze würde Ihnen bei einer Lösung keine Hilfe sein.

Haben Sie hingegen eine Straßenkarte bekommen, so können sie leicht eine Alternativroute wählen. Die „Straßenkarte“ lässt also einen dynamischen Handlungsverlauf zu.

Wichtig sind dabei:

•\tDie Kenntnis des Ziels (Orientierung)

•\tDie Fähigkeit Symbole und Zeichen der Straßenkarte zu lesen (gelerntes Wissen)

•\tDie Fähigkeit den aktuellen Standort zu bestimmen (Qualifiziertes Wissen)

•\tDie Möglichkeit den Aktionsverlauf dynamisch zu bestimmen (Handlungskompetenz).

Effiziente Vorgehensweisen

Um auf unerwartete Probleme vorbereitet zu sein, wird bei der Planung nicht selten die Frage gestellt: „Was wäre wenn?“ Daraufhin werden viele Eventualitäten in die Planung einbezogen (Problemorientierung). In unserem Wegbeispiel wird also eine Vielzahl an möglichen Baustellen durchgeplant. Da diese Baustellen sicherlich nicht alle kommen, haben sie einen überhöhten Planungsaufwand.

Im Gegensatz dazu steht die Fragestellung „Was habe ich für Möglichkeiten?“. Dabei ist es sinnvoll, wie auf einer Straßenkarte, grundsätzliche Handlungsoptionen abzubilden (Ressourcenorientierung). Im Problemfall wird situationsabhängig die geeignetste Variante gewählt.

Wiederkehrende Prozesse optimieren

In einigen Geschäftsbereichen sind klar definierte Prozessbeschreibungen bzw. Arbeitsanweisungen erforderlich (Beispiel: Linien-Produktion).

Festgelegte Abläufe werden standardisiert und an Hand von bestimmten Qualitätsmarkmalen laufend auf ihre Eignung überprüft. Aus dieser Optimierungsdynamik entstehen neue Leistungen und Produkte (Kontinuierliche Verbesserung – KVP).

Möchte man den Nutzen aus KVP steigern, dürfen nicht nur Standards vermittelt werden. Benötigt werden ebenso breitgefächertes Wissen und Möglichkeiten um dazuzulernen (Innovationsräume). Optimierte Handlungskompetenzen helfen grundsätzlich bei allen „Störungen“ in der Produktion.

Langfristige Pläne

„Wirtschaftliche Erfolge sind das Ergebnis von disziplinierter Erfüllung möglichst präziser und detaillierter Pläne.“ Dieser Irrglaube ist leider immer noch weit verbreitet. Bezogen auf unser kleines Wegbeispiel müsste man annehmen, unerwartete Baustellen gibt’s nicht.

Bei langfristigen Vorhaben wirken einige wesentliche Faktoren besonders verstärkend auf die Veränderungswahrscheinlichkeit im Geschehen:

•\tKomplexität. Mit zunehmende Größe werden Projekte komplexer. Das Zusammenspiel einzelner Projektteile und deren wechselseitiger Einfluss nehmen zu. Die Wahrscheinlichkeit von ungeplanten Komplikationen steigt.

•\tVeränderungsdynamik. Jedes Unternehmen interagiert mit seinem Umfeld. Diese Bereiche der Wirtschaft, Technologie, Natur und Gesellschaft, unterliegen spezifischen Veränderungen, die auf jeden Projektverlauf Einfluss haben.

•\tProjektzeiten. Der Zeitverlauf wirkt als Multiplikator auf Komplexität und Veränderungsdynamik. Grundlegende Rahmenbedingungen ändern sich mit zunehmender Projektdauer oft mehrmals.

Im Grunde sind Veränderungen das einzig Wahrscheinliche. Deshalb ist eine dynamische Zielorientierung so wichtig. Hier geht es darum den Weg zum Ziel in optimierter Weise den jeweils aktuellen Rahmenbedingungen und Möglichkeiten anzupassen. Durch eine agile wertschöpfungs- und ressourcenorientierte Planung.

In verschiedenen Branchen wurden dazu spezifisch optimierte Standards entwickelt. Die Grundsätze sind dabei im Wesentlichen gleich. Nach dem Pull-Prinzip werden ausgehend vom Ziel vorerst lediglich grobe Zwischenstationen geplant. Die Detailplanung erfolgt nur für jeweils aktuell bearbeitete kleine Zeitabschnitte, in iterativ lernenden Entwicklungsmodi.

In unserem Wegbeispiel entspräche das der Veränderung des Planungsmaßstabes (Detailierungsgrad). Der aktuelle Standort wird immer im kleinsten Maßstab mit den meisten Details abgebildet. Der Weg zum Ziel wird im großen Maßstab abgebildet. Es werden nur mehr Orientierungspunkte (Meilensteine) angezeigt.

Resümee

Um auf Eisenhower zurück zu kommen …

Planen ist als laufende Aktivität unverzichtbar, langfristige Pläne dienen nur zur Orientierung. Und sie sind dabei lediglich so gut, wie ihre Ziele noch Gültigkeit haben.

Was sind Ihre Erfahrungen, haben Sie noch Fragen?

Ich werde sie gerne beantworten und freue mich über Ihre Kommentare und Rückmeldungen.